6.6.12

Etiqueta:

Ferramentas do Google

Sou fã das ferramentas do google. Utilizo-as assim:


Email

Tenho dois emails: o pessoal e o de trabalho. O pessoal é uma conta de Gmail e o de trabalho consulto pelo Outlook (ainda tenho uma conta de email só para o blog mas serve basicamente só para isso mesmo).
No Gmail, configurei a minha caixa de correio para apresentar os emails separados pelas seguintes secções:
  • Não lido
  • Com estrela (ver abaixo como configurei as estrelas)
  • Todas as demais

Para fazer isso fui a Configurações – Caixa de Entrada – Secções da Caixa de Entrada

Uso as estrelas para fazer logo um processamento das mensagens que recebo, decidindo o que quero fazer com cada email. Organizo tudo devidamente ao final do dia mas perco menos tempo por já fiz o processamento previamente e já respondi ao que era urgente no próprio dia.

Para configurar as estrelas fui a Configurações – Geral – Estrelas
  • Ponto de exclamação amarelo – precisa de acção a curto prazo (com data limite)
  • Barrinhas vermelhas – tarefa para agendar (com dia certo de execução)
  • “i” azul – tarefa de médio/longo prazo (sem data)
  • “Certo” verde – arquivar
  • “?” roxo – precisa mais informação

Outra coisa que tenho no Gmail é marcadores/pastas (Configurações – Marcadores) onde arquivo os emails e que dividi em:
  • Casa (facturas e outros assuntos relacionados com a casa)
  • Pessoal (documentos pessoais que preciso/gosto de guardar)
  • Trabalho (documentos relacionados com o meu trabalho freelance)
  • Subscrições (sites, ferramentas, etc, onde fiz subscrições)


Agenda Google

As minhas tarefas que precisam de agendamento coloco-as na Agenda do google. Aqui tenho o meu calendário de compromissos, um outro calendário com os aniversários e ainda subscrevi ao calendário dos feriados portugueses.

Tenho um widget da agenda no meu Gmail que me mostra a lista de compromissos agendados por dia (para adicionar a agenda basta ir a Configurações – Labs – Gadget do Google Agenda e escolher activar e ela aparece na barra lateral) e também a tenho no meu android, sincronizada.

Para quem usa o Outlook, é possível sincronizar ambos.



Google Tasks (Tarefas)

As tarefas do Google podem ser geridas de três formas:
  • no Gmail (na barra lateral, em cima, onde diz Gmail, carrega-se, abre um menu e escolhe-se Tarefas e passa a aparecer um widget de tarefas no canto inferior direito)
  • na Agenda do Google (numa barra lateral)
  • numa janela própria, neste link


Já experimentei várias ferramentas para gerir as minhas tarefas mas esta é gostei mais pela sua simplicidade.
Vantagens do Google Tasks:
  • é simples e intuitivo
  • permite criar diferentes listas de contextos para tarefas
  • permite definir subtarefas
  • pode ser usado dentro do Gmail e dentro do Google Calender
  • os emails do gmail podem ser convertidos directamente em tarefas (Menu "Mais" – Adicionar às tarefas)
  • as tarefas com data para acabar aparecem no calendário (Agenda)

Desvantagens do Google Tasks:
  • não permite definir tarefas prioritárias e não prioritárias numa mesma lista (para resolver isto, criei uma lista só para elas)
  • não permite definir repetição da tarefa

Para contornar as desvantagens do Google Tasks e como tenho o android, descarreguei a “app” Gtasks. Aqui posso definir a tarefa como prioritária ou não, colocar alarme e a repetição da tarefa. Quando sincronizo essa informação não vai para o Gmail mas no meu telemóvel funciona, o que me serve perfeitamente.

Existem outras ferramentas para gestão de tarefas para quem quer/precisa de ter as coisas bastante mais organizadas. Aproveito para deixar aqui links de opiniões de outros blogueiros sobre outras ferramentas.

Wunderlist - opinião
Toodledo - opinião ; opinião
Things - opinião
Remember the Milk - opinião

O Toodledo pareceu-me muito bom e eficiente na gestão de tarefas e para quem é fã do GTD é talvez o melhor. Já tem alguns aplicativos para Android interessantes mas sou muito simplista nas minhas listas e por não preciso de uma ferramenta tão complexa. Mas pareceu-me uma boa aposta para quem precisa de um bom gestor de tarefas.

0 comentário/s:

Enviar um comentário

Obrigado pelo comentário! =)

(Nota: Devido à grande quantidade de spam recebido, a confirmação de palavras foi activada)

Nota: só um membro deste blogue pode publicar um comentário.